Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy IT i RODO

Poradnik zawiera szczegółowe omówienie elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Opisano w nim zarówno zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, jak i wymagania prawne oraz techniczne dotyczące późniejszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej elektronicznie. Jest to pierwsza na rynku wydawniczym książka dotycząca wyłącznie elektronicznego aspektu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której drugie wydanie zostało rozszerzone także o zagadnienia związane z doręczeniami elektronicznymi oraz używaniem w HR dokumentu mObywatel. Książka składa się z 10 rozdziałów, z których: pierwsze cztery rozdziały dotyczą problematyki prawa pracy, czyli głównie zasad podziału dokumentacji na zbiory oraz przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, kolejne trzy rozdziały dotyczą kwestii technicznych, związanych z podpisami kwalifikowanymi i wymaganiami dla samego systemu teleinformatycznego, kolejne dwa rozdziały dotyczącą aspektów ochrony danych osobowych i wskazują, jakie dodatkowe obowiązki wynikają z RODO, gdy firma wprowadza elektroniczną dokumentację pracowniczą, rozdział 10 jest domknięciem całości i zawiera stanowiska urzędowe dotyczące opisywanej problematyki, które zostały omówione w książce.

W książce wykorzystano wszystkie dostępne stanowiska urzędowe i wypowiedzi oficjalne ze stron internetowych instytucji, które miały wpływ na kształt przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej w Polsce, a więc MRPiPS (obecnie MRiPS), MC oraz UODO, które w całości zostały zamieszczone w ostatnim rozdziale. Niewątpliwie atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie w praktyce musi podjąć firma, aby prawidłowo przeprowadzić proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej. W ten sposób pokazano m. in. : podział dokumentacji pracowniczej na zbiory, możliwość etapowego wdrażania elektronizacji, różne sposoby wykonania obowiązku informacyjnego względem załogi, wygląd plików XML z metadanymi, które muszą się pojawić w procesie elektronizacji, sposoby opatrywania dokumentów podpisem i pieczęcią kwalifikowaną, zagrożenia z punktu widzenia przepisów RODO, które trzeba uwzględnić w ocenie ryzyka dotyczącej takiego procesu. W książce można znaleźć odpowiedzi na wiele bardzo praktycznych pytań, m.

in. : Jak przygotować się do procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej? Jak wybrać oprogramowanie do prowadzenia e-teczek? Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej może być etapowa? Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy przechowywania tej dokumentacji? Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej jest powiązana z raportowaniem do ZUS? Jak poinformować w praktyce pracowników o zmianie postaci prowadzonej dokumentacji? Jak podzielić dokumentację na zbiory i czy wszystkie z nich muszą być przechowywane w postaci elektronicznej? Jak prawidłowo zorganizować proces skanowania dokumentów papierowych? Co to są metadane i jakie ich rodz. . .